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建筑工程施工总承包管理中的沟通与协调原理  

2013-07-07 08:25:48|  分类: 建筑知识 |  标签: |举报 |字号 订阅

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建筑工程施工总承包管理中的沟通与协调原理

             2008年12月30日

 摘要:通过沟通与协调的方式、分类、相互关系及其在施工总承包管理中的作用,分析沟通协调的主要对象及其相互关系。针对不同对象提出沟通协调工作的内容,并阐述沟通协调的总体目的和一般原则,综合概括了沟通协调的途径与措施。

建设项目是依靠资金、技术和管理,使用大量人力、物力和机械,在一定的环境和约束下进行的多相关方集团作业的产物。集团作业的成功有赖于关系的和谐,和谐的关系来自于有效的沟通。由于总承包商处于生产主体的特殊地位,总承包管理中的沟通与协调在项目建设的全过程中具有十分重要的作用。它贯穿于项目建设的全过程全方位,牵涉到各个建设参与方和关联方,是总承包管理的有效方法和重要任务。从管理的角度看,甚至可以说,总承包管理在很大程度上是在进行沟通协调工作。这项工作的好坏,既反映了总承包商的管理水平和能力的高低,又直接关系到项目建设的成败。只有通过及时有效的沟通与协调,才能达成项目建设过程的顺利运转,从而最终圆满完成项目建设目标。这一点,在提倡以人为本和构建和谐社会理念的今天,且在我国这样一个受传统文化影响、注重人际关系的东方国度里,显得尤为重要。

从广义上说,沟通是信息流在相关各方之间的交流与传递,以总承包商作为行为主体。从沟通对象看,可分为总承包商的内部沟通和外部沟通。内部包括项目部管理层、各职能部门、施工分包商、设备材料服务供应商及承包商总部等;外部则主要有项目业主、监理、设计、相关政府部门及周边关联方等。从沟通的方向看,可以是信息流在相关各方面的单向、双向或多向交叉的交流与传递。而在频度上,沟通又有单次的与多次的、短期的与长期的、定期的和不定期的之分。

协调则是项目建设的资源、目标及相关各方面要求与利益的平衡调整,最终体现在各方关系的处理上。归结为哲学上的中庸。在项目建设过程中,由于受资源配置的限制,加之项目目标的多元性,且参与方和关联方众多,相互之间的要求与关系错综复杂,难免出现制约、矛盾和冲突,这就需要总承包商从大局和全局出发,通过科学和合理的安排与调整,使之趋于协调一致。

本文讨论的重点是狭义上的沟通与协调,即指以总承包商为行为主体,对项目相关各方进行的信息交流传递及相互关系的平衡调整,也就是总承包商对外部相关各方的沟通与协调。

在总承包管理中,沟通与协调相互联系密不可分。沟通是围绕协调任务所作的沟通,是实现施工总承包各方关系协调的前提条件,也是进行协调的重要手段,没有沟通就无法进行协调。而协调是沟通的目的,只有通过充分沟通,达到相关各方相互信任与理解,才能实现相互协调的目的。良好的沟通有利于协调;反过来,和谐协调关系的建立又进一步促进了相互间的坦诚交流与沟通。

1 沟通协调的对象及相互关系

总承包商的对外沟通协调对象可细分为两个方面:一是项目内的对象,包括业主、设计、监理和其他承包商;二是项目外的对象,涉及政府监管部门、相关单位、周边居民及媒体等。其中,重点对象是业主、设计、监理和政府监管部门。

业主,一般是项目的出资方和招标人,也是项目参与各方的总体组织协调者。它通过鉴定施工总承包合同,与总承包商形成合同关系,成为合同中总承包商的服务对象。

设计单位,通过设计合同为业主提供专业化的设计服务,通常与施工总承包商不构成直接合同关系,而是与承包商一起,在同一业主下为同一项目工作,从事两个不同方面的服务。因此,在合同关系上,设计单位与承包商是独立并行的。在工作关系上二者是协同合作,在工作流程上是前后工序的关系。

监理单位,也是业主通过合同选定的专业服务提供者,通过履行其合同职责和义务相应的专业技能,在项目建设全过程中,为业主提供技术咨询服务,确保业主要求和承包商合同承诺的实现。在工作中具体协调承包商与业主、设计的关系,而它本身与承包商的工作关系则是监督与被监督的关系。

政府,包括政府相关职能和行业主管部门,涉及建设管理、规划、土地、市政、质检、安检、工商、税务、劳动、环保、公安、消防、卫生、档案等方面。政府一般不直接参与本项目的投资与招标,原则上也不干预项目的正常实施,但通过相关法律法规、方针、政策和技术标准规范及相关职能主管部门的行政许可、审核批准及必要的监督检查,来规范项目建设相关方从工程立项、设计、招投标、施工、竣工验收、保修等全过程的行为活动。

另外,与项目或总承包商发生联系或需要沟通协调的还有分包商、项目周边关联单位如电力、通讯、水务、市政、热力、医疗、银行、保险等,周边物业、居民及与业主另签合同的其他施工承包商等。值得一提的是,一个大型建筑工程往往会引起媒体的广泛关注,媒体的宣传对项目及总承包商的公众形象起到十分重要的作用。因此,总承包商不可忽视与媒体的沟通协调。

2  沟通协调的主要内容

针对不同的对象,总承包商沟通协调工作的内容也各同,主要有以下几个方面。

2.1与业主的沟通协调

 

总承包商应与业主建立畅通的信息交流渠道,通过沟通领会业主对项目的目标及其变化要求,明确总承包商应提供服务的范围,使业主的要求及承包商相应的责任义务能迅速贯彻到工程施工中。同时也要及时将履行合同和实施项目的进展情况及遇到的问题和要求等,通过沟通及时反映给业主,以使业主适时掌握项目的信息,了解承包商的处境,为其决策提供可靠依据,并争取业主的支持和谅解。

总承包商应积极主动高效地为业主服务,从根本上讲,是要学会从业主的角度去考虑问题,主动促成总承包商与业主利益的一致性。如协助或参与业主落实开工前的重大事宜和现场施工条件,包括规划立项、拆迁安置、施工许可、市政管网连接等。尽管这些工作并非一定是承包商的合同责任范围,但承包商的提前介入和适当支持配合,必将赢得业主的信任;同时,更多地了解项目背景和外部关系,也有利于创造施工建设条件。在施工管理的各个环节上,与业主建设良好的相互信任、相互支持和相互理解关系,以保证施工全过程的优质、高效、文明与安全。帮助业主解决工程施工过程中的重大问题,协助业主做好指定分包商或直接分包与采购的选择与管理,规避和防范业主建设施工过程中的风险,必要时配合业主进行项目的对外营销和宣传。在项目建设尾期,协助业主完成竣工验收和资料移交归档,提供保修服务,主动处理工程质量缺陷。

2.2 与设计单位的沟通协调

通过主动沟通及时了解设计的计划与进展情况,协调设计单位解决各专业之间的矛盾,帮助设计单位获取设计所需的基础资料和试验数据;向设计单位提供必要的技术参数,介绍施工质量、技术、工艺、进度、方案、经验、问题与风险等,反映在设计与施工方面可能出现的矛盾以及施工对设计的要求,并通过协调妥        善处理由于设计与施工之间的不符或矛盾等可能带来的经济损失,兼顾业主与总承包商的利益。为设计提供必要的技术支持,提出合理的设计变更意见和建议,以完善和细化设计。积极配合设计人员的详图制作、现场擦勘、模拟试验和技术指导等工作。

2.2与监理单位的沟通协调

总承包商应与监理单位通力合作,建立和实施一套完备可行的标准化规范化的施工监理制度和流程。在开工前,向监理单位提交开工报告及相应的资质资料、施工组织设计或其他必要的文件信息,供其审查批准后方可开工。在施工全过程中,要大力支持监理的工作,维护监理的权威性,自觉接受和配合监理的工程监督检查。在每个分部分项施工前提交有关的施工方案或作业指导书,严格按经监理批准的施工方案和施工组织设计等文件组织施工。各分部分项工程均在自检合格的基础上,及时向监理发出检查验收通知,接受监理的检查验收。所有进入现场使用的成品、半成品、设备、材料、器具,均主动向监理提交产品合格证或质量证明书,主动递交按规定在使用前需进行复试的材料的检测报告,并配合监理的现场材料见证取样工作。在施工中,还应及时向监理通报工程进展情况和可能(或已经)出现的技术质量问题,并按监理的要求予以整改。提交完成的工程量供其复核确认,提供工程结算相关信息,提供可能出现的工程变更信息等。与监理的沟通协调还包括从监理处及时获得业主对项目的要求、审核批准及整改意见,以及协助监理对分包施工的监督检查等。

2.2与政府部门的沟通协调

总承包商要熟悉和掌握各级政府及主管部门的相关法律法规、方针政策、技术标准和规定及其变化情况,向有关部门及时完备地提供开工许可、竣工验收、质量检查等所要求的资料和证明文件,熟悉相关审批要求与程序,在工程开工前办理好政府各部门规定的手续,如质检登记、安检登记、外地施工的进区备案、工商税务注册等。施工中适时与规划、土地、质检、安检、工商、税务、市政、公安、消防、卫生、劳动、环保、档案等政府部门取得联系,以获得他们的指导、支持和谅解,并应自觉地遵纪守法履行义务,积极配合相关部门的行政执法工作,及时通报工程施工中可能出现的按规定应予上报的质量、环卫和安全责任事故及工程施工中可能对周围环境与交通产生的影响等,获得政府部门对项目相关的审批与整改意见。

3 .沟通协调的总体目的

可以说,在项目管理中总承包商每时每刻都在进行沟通协调,而每一次的沟通协调都有其具体的目的性;而这些分散的具体的目的又都是为了一个总体目的,这就是:在承包商和项目相关方之间建立有效的沟通渠道和协调机制,达到相互间的信息交流无障碍,并通过沟通协调,达到相互信任、相互尊重和相互理解,为项目实施创造良好的合作关系和环境,最终全面实现项目建设的总体目标。

4 沟通协调的一般原则

4.1 信息的真实性原则

信息作为沟通的基础和所要传达的内容,应做到真实可信、准确可靠。错误或虚假的信息将给被沟通方留下与事实不相符的印象,进而作出错误的判断和决策;一旦被揭穿,还会失信于对方。

4.2 沟通协调的目的性原则

沟通协调的目的要明确,双方围绕这一目的展开沟通协调,讲究工作的实效性,不要做漫无目的的无用功。

4.3 协调的公平性原则

 

承包商作为协调工作的行为主体,往往会自觉或不自觉地带上自己的私利。如果一味只考虑自己的利益和要求,无视他方的存在,是无法进行关系协调的。所以,承包商应心胸开阔,站在大局的角度,设身处地地为他人着想,以公平合理的立场开展对外协调。

4.4 沟通协调的效率性原则

效率性原则是从事任何工作时应遵循的一般原则,而建筑工程施工一般都是工期紧迫、任务繁重,施工管理工作可谓千头万绪,因此,沟通协调的效率性显得尤为重要。要防止推诿扯皮办事拖拉的现象,有时牺牲一点绳头小利,却可以换来对方的信任,并节省了宝贵的时间,可能获益更大。

5 沟通协调的基本途径与一般措施

5.1 基本途径

总承包商与相关各方的沟通方式是多渠道的,总体上说,有直接渠道与间接渠道。例如,总承包商与业主之间的沟通与协调,可视具体情况直接进行联系,亦可通过监理间接进行;甚至在双方关系紧张的情况下,可以邀请能被双方接受的与项目无关的第三方从中进行沟通协调。在与政府的沟通协调中,政府可能直接要求承包商提供相关信息,也可能在进行项目或设计规划审批时,通过业主和设计单位间接要求承包商提供相关资料。承包商需要的有关政策法规,可以直接与政府联系取得,更可以通过相关政府网站等多种间接渠道获取。沟通与协调可以是在双方之间进行的或专题性的;也可以是有多方参加的或综合性的。可以是口头的,也可以是书面的。可以选择面对面的或会议的形式,也可以是不见面的非会议的形式。可以采用传统手段,也可以借助现代通讯交流手段。

总之,总承包商可以利用在施工总承包管理中积累起来的方式和渠道。而正是沟通协调方式的灵活选择,从一个侧面反映了总承包管理的艺术性。

5.2 一般措施

5.2.1 树立全员协调共赢意识

既然沟通协调是总承包管理中一项全方位的工作,总承包商就要在内部加强教育,使全体员工树立沟通协调的意识,明确总承包商作为一个整体及每个员工在沟通协调管理中的作用与位置。要使每个员工明白,总承包商的协调管理是以业主为服务主体,以项目为服务目标,在政府相关法律法规规范下,有多方参与,需要相互信任、相互尊重和相互合作的全方位全过程的综合管理工作。承包商的一切管理工作都要首先以业主和项目的要求为出发点和归宿,在次基础上才能保证承包商的利益每夜达到各方利益的共赢。

5.2.2 项目经理负责,设置专门机构,具体落实沟通协调工作

项目经理对施工总承包的沟通协调管理负总责,是该项工作的首要负责人;亦可在项目领导班子中,安排一名富有管理协调经验、具有亲和力的成员,具体主抓项目的沟通与协调管理工作;还可以根据项目实施的需要,将沟通协调明确落实到相关职能部门,对外直接对口开展工作。

必须强调,内部各部门的工作不是相互独立各自为政,而是在项目管理层的统一部署和领导下的职能分工与协作。要将部门的具体工作与整体协调有机地结合起来,从而达到在整体目标与利益下的综合协调。

5.2.3 建立健全相关的机制和制度

总承包商可以通过建立有效的机制和完备的制度来保证实施有效的沟通协调,如与设计单位建立设计图纸技术交底会议制度;与监理单位建立工程月、周、日报告制度,定期与不定期例会,专题讨论会制度,多方协调会议制度,工程检查验收制度;与业主及监理单位建立工程月简报制度;根据事故等级分别报告监理、业主和政府相关部门的制度规定等。在内部管理制度上,应加上与沟通协调有关的内容,如内部岗位责任制,将协调工作纳入相应的内部岗位职责中,采取问责与绩效考评制度,将沟通协调工作量化为具体的考核指标,定期进行考评等。

5.2.4 实施协调管理培训计划

总承包商可以制定和实施员工培训计划,加强先进管理理论学习及成功的项目协调管理经验的借鉴,特别是要将服务业主的思想、团队精神、整体意识、大局观念、以人为本、构建和谐社会的理念等作为重要的培训教育内容纳入其中。

5.2.5 充分利用现代通讯与交流手段

总承包商可利用计算机技术建立资源共享的信息平台,对项目实行动态综合协调和管理,通过网络技术实现网上信息查询、交流和办公,提高沟通协调效率。

5.2.6 加强信息资料管理

如上所述,相关各方间的沟通实质上是信息资料在相互间的交流与传递。因此,信息资料的管理是沟通协调管理中重要的基础性工作。完备的资料文件签发接收、归类保管、查询使用制度和程序及原始记录资料的获取与保存制度,包括电子文档信息和现场各类信息管理及口头信息事后书面确认等,可使信息资料的传递、查询、使用、及其管理等做到严密、方便、准确、快捷,从而使沟通协调工作既有据可依又高效快速。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

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